Vào năm 2025, việc xây dựng kho lưu trữ kỹ thuật số của Chi nhánh Liêu Ninh và 10 doanh nghiệp cấp ba trực thuộc đã vượt qua đợt tiếp nhận thí điểm đầu tiên của công ty tập đoàn cùng một lúc, bắt đầu một hành trình mới về quản lý lưu trữ kỹ thuật số

“Hãy làm tốt nhất công việc của mình!” Đây là quyết tâm vững chắc của công ty khi bắt đầu xây dựng kho lưu trữ số Để tích cực đáp ứng các yêu cầu xây dựng và quảng bá kho lưu trữ kỹ thuật số của tập đoàn, chi nhánh Liêu Ninh đã đặc biệt tiến hành một nghiên cứu và triển khai đặc biệt về công việc này tại cuộc họp cấp ủy Qua nghiên cứu sâu tinh thần chỉ đạo quan trọng của Tổng Bí thư Tập Cận Bình về công tác lưu trữ, đã làm rõ rằng phải tuân thủ các nguyên tắc tiêu chuẩn cao, yêu cầu nghiêm ngặt và phạm vi bao phủ đầy đủ, đồng thời yêu cầu 10 doanh nghiệp cấp 3 trực thuộc triển khai đầy đủ quy trình xây dựng kho lưu trữ kỹ thuật số và tích cực áp dụng để trở thành lô đơn vị thí điểm đầu tiên trong hệ thống công ty tập đoàn, mở ra một chương mới trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý lưu trữ

Vì không có trường hợp tạo hoàn chỉnh nào trong hệ thống vào thời điểm đó nên để đẩy công việc này đi đúng hướng càng sớm càng tốt, Chi nhánh Liêu Ninh đã đặc biệt thành lập một nhóm dẫn đầu về chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý lưu trữ với các thành viên trong nhóm làm trưởng nhóm Nó đã tổ chức nhiều cuộc họp đặc biệt và thực hiện "động não" về chuyển đổi và phát triển công tác quản lý lưu trữ, đồng thời giải quyết có mục tiêu những điểm nghẽn trong quá trình thúc đẩy công việc

Khi các tệp hệ thống OA lần đầu tiên được kết nối với hệ thống quản lý tệp kỹ thuật số của công ty tập đoàn, đã xảy ra các lỗi định kỳ kèm theo dấu vết sửa đổi tệp Toàn bộ nhóm sáng tạo đã thử nhiều phương pháp nhưng không giải quyết được Một số người đề nghị chúng ta nên bỏ phần hoạt động kỹ thuật số này và chuyển sang hoạt động thủ công Chỉ cần tốc độ số hóa đạt tiêu chuẩn thì có thể có tác dụng không che giấu được sai sót; những người khác cho rằng chỉ nhìn vào tốc độ số hóa là đi ngược lại mục đích ban đầu là tạo ra các tiêu chuẩn cao và yêu cầu khắt khe Để giải quyết vấn đề nan giải này, lãnh đạo công ty đã nhanh chóng dẫn dắt các thành viên chủ chốt trong nhóm sáng lập tổ chức một cuộc họp đặc biệt Sau khi bàn bạc sôi nổi, họ đưa ra giải pháp “chia quân làm hai phe, trấn giữ khối” Một số người tiếp tục thăng tiến với tốc độ chóng mặt, trong khi những người khác tập trung giải quyết vấn đề tắc nghẽn này Sau khi hợp tác chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới, cuối cùng công ty đã vượt qua khó khăn hoàn toàn và tiến độ sáng tạo tổng thể tăng lên thay vì giảm xuống, mang lại kinh nghiệm tham khảo quý giá để giải quyết các vấn đề tương tự “Trong toàn bộ quá trình xây dựng kho lưu trữ số, thực tế đã xảy ra rất nhiều vấn đề tương tự Kho lưu trữ kỹ thuật số bước đầu hoàn thiện đã thực sự tập trung mồ hôi và sức lực của quá nhiều cán bộ, nhân viên hệ thống của Chi nhánh Liêu Ninh” Sun Tingting, một nhân viên quản lý lưu trữ của công ty, nhớ lại

Sau hai năm xây dựng, cải tiến và tối ưu hóa liên tục, sau nhiều lần sửa lỗi ở nhiều nút và nghiên cứu liên tục ở nhiều giai đoạn, tính đến tháng 1 năm 2025, tỷ lệ số hóa tổng thể của chi nhánh Liêu Ninh đã đạt hơn 80% và trụ sở chính của công ty đã đạt tỷ lệ số hóa hơn 99% Ngành đã thiết lập dữ liệu cơ sở dữ liệu chuyên đề tương ứng dựa trên tình hình thực tế Kho lưu trữ số đang hoạt động tốt, hiệu quả sử dụng kho lưu trữ ngày càng được nâng cao Quá trình chuyển đổi từ mô hình quản lý lưu trữ truyền thống sang mô hình quản lý tri thức lưu trữ theo định hướng giá trị đã hoàn thành, bước đầu đã đạt được mục đích xây dựng kho lưu trữ số để “phục vụ tốt hơn cho công tác sản xuất, vận hành”

"Trong những năm qua, công việc quản lý lưu trữ của Chi nhánh Liêu Ninh luôn được xếp hạng hàng đầu trong hệ thống của tập đoàn Trong những năm gần đây, nó đã đạt được mức A trong ba năm liên tiếp trong tiêu chuẩn lưu trữ hàng năm của công ty tập đoàn Trong dự án thí điểm hiện tại về xây dựng kho lưu trữ kỹ thuật số, nó đã đi trước một bước và có những điểm nổi bật, tích lũy kinh nghiệm quý giá cho sự phát triển kỹ thuật số trong quản lý hệ thống lưu trữ của công ty nhóm " Với sự hoàn thiện về mặt xây dựng và độ chính xác của nội dung, Chi nhánh Liêu Ninh đã trở thành đơn vị tiếp nhận ngoại tuyến đầu tiên của tập đoàn Những nỗ lực tích cực của công ty trong việc chuyển đổi kỹ thuật số trong quản lý lưu trữ và những kết quả đáng kể đạt được đã được nhóm chấp nhận của tập đoàn công nhận đầy đủ

Kho lưu trữ kỹ thuật số của công ty sau khi hoàn thành có thể thực hiện toàn bộ hoạt động kỹ thuật số về thu thập, phân loại, lưu trữ và sử dụng kho lưu trữ, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và có lợi hơn cho tính xác thực, khả năng đọc và tính bền vững của việc bảo tồn kho lưu trữ lâu dài; nó có thể được kết nối liền mạch với các hệ thống tự động hóa văn phòng và các hệ thống kinh doanh khác nhau, phá vỡ các hạn chế về thời gian và không gian, cho phép mọi người ở các phòng ban khác nhau và các khu vực khác nhau dễ dàng truy cập vào các kho lưu trữ cần thiết, thúc đẩy lưu thông thông tin và chia sẻ tài nguyên, đồng thời cải thiện giá trị sử dụng của các kho lưu trữ; nghiêm ngặt Cơ chế quản lý thẩm quyền và bảo vệ an ninh có thể bảo vệ thông tin lưu trữ khỏi bị truy cập bất hợp pháp, giả mạo hoặc mất mát, đồng thời tính bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng sử dụng của kho lưu trữ mạnh mẽ hơn; Các thuật toán tìm kiếm và lập chỉ mục nâng cao được cài đặt trong hệ thống có thể tìm thấy thông tin lưu trữ cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác và có thể trình bày kết quả phân tích dữ liệu lưu trữ dưới dạng biểu đồ trực quan và các dạng khác, cải thiện đáng kể hiệu quả sử dụng lưu trữ và đạt được mục đích cung cấp hỗ trợ mạnh mẽ cho việc ra quyết định của công ty thông qua quản lý lưu trữ khoa học và an toàn Nó có giá trị tham khảo và khuyến mãi tốt

Phát triển chuyển đổi số còn một chặng đường dài phía trước Chi nhánh Liaoning sẽ tiếp tục nâng cao nhận thức về quản lý lưu trữ, liên tục nâng cấp và mở rộng hệ thống quản lý lưu trữ kỹ thuật số hiện có, mở rộng độ chính xác, chiều rộng và chiều sâu của lưu trữ lưu trữ, khám phá các phương pháp quản lý lưu trữ mới được hỗ trợ bởi "lưu trữ + AI" thông qua hỗ trợ công nghệ và góp phần xây dựng một doanh nghiệp năng lượng thông minh toàn diện hạng nhất trong khu vực