Phòng Thanh toán Tài chính của Công ty Bắc Kinh đã tham gia sâu vào việc xây dựng chuyển đổi kỹ thuật số tài chính, tiếp tục xử lý các bước lặp quan trọng, tối ưu hóa quy trình quản lý và hoàn thành thành công việc xây dựng toàn bộ hồ sơ thanh toán tài chính điện tử Bản nâng cấp này chia tay hoàn toàn mô hình hoạt động truyền thống là lập bảng Excel thủ công, in và lưu trữ giấy, đồng thời xây dựng thành công một hệ thống quản lý mới an toàn và hiệu quả với "tệp điện tử làm nền tảng và tệp giấy làm nền tảng", đạt được bước nâng cấp vượt bậc trong quản lý hồ sơ tài chính, đạt được những bước đột phá đáng kể trong việc giảm chi phí và hiệu quả, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro cũng như tích hợp tài chính ngành, đồng thời thúc đẩy hiệu quả chất lượng và hiệu quả quản lý tài chính và nâng cấp hồ sơ của công ty

Trước đây, việc quản lý hồ sơ quyết toán tài chính của công ty dựa vào các hoạt động thủ công và mô hình quản lý tổng thể còn cồng kềnh và kém hiệu quả Dữ liệu kinh doanh cốt lõi như nhập kho, lưu kho, hoàn tiền và lập hóa đơn phải được điền thủ công vào các biểu mẫu và kiểm tra từng cái một Tất cả các loại chứng từ tài chính và tài liệu đính kèm kinh doanh phải được in, sắp xếp, phân loại thủ công, đóng bìa và lưu trữ thực tế Các thao tác thủ công truyền thống không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn rất dễ xảy ra các vấn đề như lỗi nhập dữ liệu và sai lệch khi xác minh thông tin Đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ giấy chiếm nhiều dung lượng và bất tiện khi lấy ra Việc lưu trữ lâu dài dễ gặp phải các rủi ro về an toàn như hư hỏng, mất mát và ẩm ướt, gây khó khăn cho việc thích ứng với nhu cầu quản lý và phát triển chất lượng cao và tinh tế của công ty

Để giải quyết các điểm yếu trong quản lý truyền thống, Phòng Thanh toán Tài chính tập trung vào trí tuệ kỹ thuật số và các mục tiêu quản lý và kiểm soát được tiêu chuẩn hóa, thúc đẩy đều đặn quá trình chuyển đổi tệp điện tử và mở ra toàn diện toàn bộ liên kết quy trình của dữ liệu kinh doanh Hiện nay, Cục đã triển khai quản lý điện tử, chuẩn hóa và thông minh toàn bộ quy trình xử lý hồ sơ tài chính, hoàn thành chuyển đổi số toàn diện Dữ liệu kinh doanh về tất cả các khía cạnh lưu kho, báo cáo gửi đi, thanh toán và lập hóa đơn được tự động thu thập và truy tìm theo thời gian thực, loại bỏ các lỗi điền thủ công khỏi nguồn; các tệp đính kèm bên ngoài như hóa đơn và tài liệu có thể được tải lên chỉ bằng một cú nhấp chuột, được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập bất kỳ lúc nào; Dữ liệu nội bộ như chứng từ, sổ cái và báo cáo quyết toán được hệ thống tạo ra một cách thông minh và tự động lưu trữ, giảm đáng kể công việc thủ công lặp đi lặp lại Toàn bộ quá trình được chuyển trực tuyến và việc quản lý, kiểm soát được tiêu chuẩn hóa giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc tài chính và độ chính xác trong quản lý

Trong khi thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số, Phòng Thanh toán Tài chính tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cơ bản về tuân thủ tài chính và bảo mật hồ sơ, đồng thời triển khai mô hình quản lý song song và xác minh lẫn nhau hai chiều các hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy Dựa vào những ưu điểm của việc truy xuất các tập tin điện tử hiệu quả, thuận tiện và chính xác, nó đáp ứng nhu cầu văn phòng hiệu quả về xác minh và truy xuất tập tin kinh doanh hàng ngày; thông qua việc lưu giữ ban đầu và lưu trữ kỹ lưỡng các hồ sơ giấy, chúng tôi xây dựng một tuyến phòng thủ vững chắc để tuân thủ hồ sơ và kiểm soát rủi ro Hai mô hình quản lý bổ sung và chứng thực lẫn nhau, tính đến sự thuận tiện trong quản lý và bảo mật hoạt động, đồng thời củng cố toàn diện nền tảng cho việc tuân thủ quản lý hồ sơ tài chính

Việc xây dựng hồ sơ tài chính điện tử này không chỉ là sự tối ưu hóa và nâng cấp các công cụ văn phòng tài chính và quy trình kinh doanh mà còn là sự cải thiện toàn diện về hiệu quả quản lý và kiểm soát tài chính, khả năng phòng ngừa và kiểm soát rủi ro cũng như mức độ dịch vụ toàn diện, đưa động lực trí tuệ kỹ thuật số tài chính vững chắc vào hoạt động quản lý tinh tế và phát triển chất lượng cao của công ty

Trong bước tiếp theo, Phòng Thanh toán Tài chính của Công ty Bắc Kinh sẽ tiếp tục tăng cường ứng dụng kết quả số hóa lưu trữ, tiếp tục tối ưu hóa quy trình quản lý, cải thiện mức độ kiểm soát và quản lý trí tuệ kỹ thuật số, cải thiện hệ thống quản lý theo dõi kép và sử dụng mô hình quản lý lưu trữ thông minh, hiệu quả, an toàn và tiêu chuẩn hóa để xây dựng rào cản an toàn cho hoạt động tài chính của công ty, đồng thời tiếp tục hỗ trợ sự phát triển ổn định và lâu dài của công ty