Để nâng cao hơn nữa công tác quản lý kho lưu trữ dự án, công ty tư vấn đã tích cực thúc đẩy việc cho thuê, cải tạo và xây dựng kho lưu trữ, đồng thời chính thức bắt đầu chuyển giao và nhập kho lưu trữ dự án xuyên khu vực vào cuối tháng 10 Sau một quá trình làm việc căng thẳng và có trật tự, đến nay công việc đã hoàn thành xuất sắc

Chi nhánh Thiên Tân của công ty tư vấn chịu trách nhiệm chuyển và lưu trữ hồ sơ dự án xuyên khu vực Chi nhánh Thiên Tân luôn coi trọng việc quản lý hồ sơ dự án và tăng cường hiệu quả sự lãnh đạo, phối hợp và hướng dẫn của tổ chức để đạt được "sự an toàn, truy xuất nguồn gốc có trật tự và tuân thủ hiệu quả" Với mục tiêu cốt lõi, chúng tôi đã xây dựng một kế hoạch công tác đặc biệt cho việc chuyển giao tài liệu lưu trữ và tài liệu, làm rõ sự phân chia trách nhiệm của từng bộ phận, thống nhất danh sách đóng gói và nhận dạng hộp, đồng thời thực hiện quản lý tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ chuẩn bị sớm đến nghiệm thu cuối cùng để đảm bảo an ninh vật lý và an ninh thông tin của tài liệu lưu trữ và tài liệu trong quá trình chuyển giao

Khi một chiếc xe chở đầy tài liệu lưu trữ từ từ tiến vào kho lưu trữ của Chi nhánh Thiên Tân, một nhóm công tác đặc biệt bao gồm các nhân sự chủ chốt từ các bộ phận liên quan đã nhanh chóng vào cuộc, công việc tiếp nhận và sắp xếp kho lưu trữ căng thẳng và có trật tự chính thức bắt đầu Tại khu vực làm việc kho, mọi người làm việc theo quy trình “niêm phong trước, kiểm tra số lượng, kiểm tra số lượng” Đối với mỗi lô hồ sơ cần kiểm tra xem seal vận chuyển có còn nguyên vẹn và số lượng có đúng với danh sách hay không Đây là tuyến phòng thủ đầu tiên để bảo mật tập tin Mọi người làm việc theo cặp, một người cầm danh sách kiểm tra để kiểm tra từng nhãn của hộp hồ sơ, một người thu thập và sắp xếp thông tin nhận được để đảm bảo rằng “các hộp được ghi lại và các bản sao có thể được truy tìm” Các dãy kệ nhỏ gọn được sắp xếp gọn gàng trong kho Các hồ sơ đã được xác minh được đặt trên kệ theo thứ tự tùy theo loại hình kinh doanh hồ sơ và năm hình thành Mỗi tệp có số duy nhất riêng, tạo nền tảng vững chắc cho việc truy xuất và truy xuất nhanh chóng và chính xác sau này

Lần này dung lượng truyền tệp lớn và cường độ làm việc cao Tất cả các bộ phận đã hợp tác đầy đủ và cung cấp đầy đủ nhân lực hỗ trợ Mọi người hợp tác ngầm và làm việc cùng nhau, khiến nơi làm việc bận rộn nhưng không hỗn loạn, chuẩn mực và hiệu quả Vào ngày hôm đó, tất cả các tệp được di chuyển đã được tiếp nhận, xác minh, phân loại và đưa lên kệ và chính thức được đưa vào hệ thống quản lý tệp dự án tập trung của công ty Việc chuyển dữ liệu lưu trữ được tiêu chuẩn hóa vào cơ sở dữ liệu không chỉ giúp đạt được việc lưu giữ một cách có hệ thống các kết quả dự án mà còn là một biểu hiện quan trọng của việc tiêu chuẩn hóa quản lý dự án Nó cũng tích lũy tài sản dữ liệu cốt lõi có giá trị cho doanh nghiệp Trong tương lai, công ty tư vấn sẽ tiếp tục quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp hơn và thiết lập cơ chế truy vấn, mượn tài liệu thuận tiện để hỗ trợ mạnh mẽ cho sự phát triển chất lượng cao của công ty